Toplantı Organizasyonu ve Toplantı Yönetimi

Toplantı organizasyonu ve toplantı yönetimi hakkında bilgi vermeden önce toplantı yapmanın amacını bilmek gerekir. Toplantı genelde bilgi paylaşmak amacıyla yapılır ama toplantı yapmanın tek amacı bilgi paylaşımı değildir. Bunu ilgili kişilere yazılı olarak mail atarak da yapabilirsiniz. Amaç, bilgi paylaşmanın yanında kendi kişiliğinizle, samimiyetinizle, enerjinizle karşınızdakileri etkilemektir. Bu nedenle toplantı organizasyonu ve yönetiminde bazı kuralları bilmek faydalı olacaktır.

Toplantı organizasyonu ve yönetiminde belirtilecek kurallar sağlıklı bir iletişim içindir.

Toplantı için bir yere gittiğinizde genellikle bir sekreter veya toplantıyı organize eden asistan sizi toplantının gerçekleşeceği odaya götürür. Bu durumda toplantının gerçekleşeceği odanın kapısını çalmanız gerekmeyecektir. Aksi durumda kapıyı çalmadan içeri girmeyin.

Kapıdan ilk girdiğiniz andaki verdiğiniz elektrik çok önemlidir. Yanlış bir girişin olumsuz etkisi daha sonra kolay tamir edilemez. Karşıdaki pasif de olsa tokalaşmak, merhaba demek ve kendini tanıtmak çok önemlidir. Bunun yanında kıyafetiniz, vücut diliniz, ilk söylediğiniz cümleler, ilk hareketiniz, ilk gülümsemeniz hepsini karşı taraf birkaç dakikada kaydedecektir. Bu kaydı sonra değiştirmek o kadar kolay olmayacaktır.

Toplantıya girdiğinizde genelde kimse birbirini tanımaz. Hızlıca kişiler kendilerini tanıtmalıdır. ‘Kimsiniz?’ ‘Karşı taraf size ne diye seslenecek?’ belirtmeniz gerekir. Tanıtmamak iletişimi zorlaştırır. ‘Kim müdür?’ ‘Kim lider?’ gibi sorular insanların kafasını karıştırır. Tek tek tokalaşmak samimiyet göstergesidir. Ayrıca toplantı yapacağınız kişilerle karşı karşıya geldiğinizde ‘merhaba’ demelisiniz. Bir toplantıya girdiğinizde eğer ‘merhaba’ demiyorsanız bu ukalalık olarak algılanır.

Toplantıya gelindiğinde birisi sizi takdim edebilir. Takdim edecek kişi önceden belirlenir. Örneğin ‘Microsoft’tan geliyoruz. X hanım şirketimizin uzmanı. Y bey şirketimizin müşteri temsilcisi, sizinle sürekli iletişim halinde olacak.’ gibi. Bu sayede kim kimdir herkes anlar.

Toplantının ev sahibi tarafı da olabilirsiniz. Bu durumda eğer gelen taraf el uzatmıyorsa siz uzatın. Bu durumun toplantının gidişatını olumlu yönde etkileyeceğini fark edeceksiniz. Siz karar verici taraf da olsanız sonuçta amaç etkili bilgi paylaşımı olmalıdır. Siz pozitif olursanız karşı tarafın negatifliğini kırarsınız.

Toplantı organizasyonu kapsamında ev sahibi taraf konuklara kibarlık göstergesi olarak ayakta karşılayıp onlara içecek bir şeyler ikram etmelidir. Toplantı yapılacak odanın fiziksel şartlarını önceden düzenlemelidir. Örneğin toplantı yapılacak masa yeterince büyük olmalıdır. Ancak misafir grup her ev sahibinin kibar olmayacağı ihtimalini düşünerek mutlaka yanında su getirmelidir.

You may also like...

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir